10 moduri in care va puteti eficientiza activitatea (2)

3. Renuntati la o multime de sarcini – concentrati-va pe una!

Da, stiu ca toata lumea este multitasking, dar tocmai aici este marea problema: multitudinea sarcinilor. Pentru ca te gandesti doar cum sa termini mai repede sarcinile, in loc sa te gandesti dincolo de ele: cum sa le perfectionezi astfel incat sa obtii maximum din indeplinirea lor. Bineinteles ca toate multitudinile de task-uri sunt importante si trebuie facute, dar aici se vede maiestria managerului: sa stie sa prioritizeze, astfel incat sa atinga toate obiectivele, dar in acelasi timp sa stie sa renunte la sarcinile care duc la o mare pierdere de resurse comparative cu rezultatele. Este usor sa te simti in mod fals productiv cand ai 10 proiecte, dar nimic nu iese de fapt asa cum ar trebui ci doar sub forma de bifa pe TO DO. Paradoxal, este mai dificil sa te concentrezi pe o singura sarcina decat sa faci 10 sarcini, dar totul tine de modul de gestionare a timpului. Pentru a va ajuta mult, cand va apucati de o sarcina alocati-va timpul pentru ea si incercati sa o rezolvati in intervalul orar respectiv. Stati cu ochii pe ceas, pentru ca asta va creste pozitiv nivelul de stres si de multe ori creierul ofera Solutia cea mai buna doar cand este sub presiune. Faptul ca antreprenorii incepatori considera ca au tot timpul din lume si ca pot sa faca task-uri in cat timp isi aloca ei, pentru ca, vezi Doamne, ei dispun de tot timpul si isi fac singuri programul, este o greseala imensa care duce la pierderi de timp, concretizate, in final, in pierderi materiale.

Cum sa faceti ca sa va focusati pe o singura sarcina?! Dimineata, dupa restartul mental din timpul noptii, puneti pe hartie obiectivele din ziua respectiva, din saptamana respectiva, din luna respectiva si cele din an. Pe toate! Doar asa puteti vedea care sunt importante si care sunt urgent. Pentru ca da, din pacate cei mai multi fac lucrurile placate primele si lasa mai pe urma lucrurile plictisitoare. Care, fireste, la un moment dat devin urgent.

4. Incurajati discutiile profesionale intre salariati

Chiar daca toata lumea incearca sa se acopere cu hartii, cu justificari, tineti cont de faptul ca o atmosfera placuta la birou, intre angajati, este buna si pentru afacerea voastra. In felul acesta puneti in miscare parghiile care sa va ajute afacerea, fiecare va sti ce face celalalt, ce poate sa faca celalalt si cum sa i-o ceara in asa fel incat sa fie ajutat si toata lumea sa se simta confortabil.

Mail-ul si chat-ul online isi au rostul lor, dar cand apar problem care trebuie rezolvate cat mai repede si mai bine, cel mai bun e chat-ul fata in fata. Atentie, sa nu dati in extrema cealalta si sa va treziti ca salariatii vostrii iau mai multe pause de discutie intre ei decat sarcini pe care le rezolva.

5. Limitati intreruperile de ritm

Adica limitati sedintele pe cat posibil si sa le faceti mai eficiente: ce trebuie rezolvat concret si ce s-a rezolvat. Altfel veti pierde foarte mult timp productiv. In aceeasi masura evitati intreruperile cauzate de alerte online, notificari etc. Asta inseamna ca, in loc sa intrati de fiecare data pe o notificare, acordati-va, din cand in cand, timp pentru mail si online, dar tineti-va de program.